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Novidade e agradecimento
Olá Pessoal!
(sorry english readers, but no english for this post)
Gostaria de agradecer Augusto Campos do efetividade.net que recomendou em seu blog a leitura do meu post “Por que não gostamos de reuniões“.
O texto no qual ele cita e recomenda a leitura do meu artigo é a respeito de “como marcar compromissos e reuniões com efetividade“, que recomendo fortemente a leitura, não somente deste post, mas de todo o blog, pois as matérias são super bem redigidas e diretas. Relembrando, para quem não leu, o que ele apresenta no post tem um pouco a ver também com o meu texto “Definindo prazos realistas” que escrevi no início do mês de Abril. Confiram!
[ efetividade.net] http://www.efetividade.net/
Definindo prazos realistas
Existe um ditado que diz que o volume de trabalho aumenta de acordo com o tempo disponível que temos para terminar ele. Isso acontece muito e a culpa é em geral nossa mesmo.
No entanto, assumindo que isso seja verdade, a gente precisa ter um cuidado especial nos prazos que temos a definir, o que nem sempre é fácil de acertar precisamente. Dar muito tempo acaba sendo infrutífero, pois acabamos ocupando o tempo inteiro a toa. Por outro lado, se dermos pouco tempo, é bem provável que fiquemos stressados e acabemos nem terminando o que inicialmente havíamos nos proposto a fazer.
Definir um prazo realista não necessita de um grande planejamento analisando todas as variáveis antes de começar a realmente executar o que estamos propondo. Não precisamos levar em conta que a cada hora vamos ao bar tomar café, nem que as vezes precisamos atender o telefone! Acredito que devem ficar claros algumas coisas antes de se definir um prazo para alguma tarefa:
- Dividir é conquistar: quebrando sua tarefa em outras menores. Pode parecer coisa de teórico dizer isso, mas é fato: a gente resolve de forma mais eficaz tarefas pequenas, pois a sensação de trabalho útil é maior
- Leve em conta quem mais está envolvido e que recursos precisaremos para realizar o nosso objetivo: é bom ter claro deste o ínicio quem vamos procurar para tirar dúvidas e onde podemos buscar os recursos pra completar as nossas tarefas no tempo proposto
Setar prazos realista não somente nos ajuda a terminar o que começamos, mas também vai nos fazer sentir melhor a medida que vamos realmente tendo algum progresso mensurável. Isso gera, ao meu ponto de vista, uma qualidade de vida maior, pois não é somente no ambiente de trabalho que temos prazos, e a medida que vamos sendo mais eficazes, conseguimos gerenciar melhor todos os aspectos da nossa vida.
Por que não gostamos de reuniões
O antigo modelo de gerenciamento de empresas, onde as reuniões não ocorriam com muita frequência e o gerenciamento era focado no controle das decisões está praticamente em desuso atualmente. Hoje, o que vemos é a decisão colaborativa (alguns preferem dizer democrática), tomada em conjunto com os colaboradores da empresa. Vale ressaltar que além de tomada de decisões, as reuniões também foram aumentando seu escopo para atender o compartilhamento de informações e assim viabilizar a tomada de decisões em grupo.
No entanto, não é raro encontrar pessoas que detestem participar de reuniões. Contudo, quando por algum motivo não participarem de uma reunião que se decidiu algo importante, costumam reclamar que não foram lembrados para participar do encontro onde a tal questão importante foi discutida.
O motivo disto, em meu ponto de vista, é em geral:
- A ineficiência e a conseqüente perda de tempo
- A falta de organização e de uma pauta objetiva
- A participação de colaboradores que não tem interesse no assunto discutido
Creio que não precisamos de reuniões a todo momento. Reuniões para compartilhar informações podem muito bem ser resolvidas com trocas de emails, ou melhor ainda, por blogs e conversas informais de corredor.
Se o objetivo é discutir um assunto específico, não tem necessidade de chamar toda empresa para isso. O mais importante é focar estes encontros de discussão com os colaboradores diretamente envolvidos no assunto. Com isso evitamos que, por exemplo, a equipe de contabilidade tenha que ouvir toda uma discussão questionando o uso ou não de software livre.
Muitos de nós não temos uma agenda fixa de trabalho, mas isso não quer dizer que temos todo o tempo do mundo. Não é nada legal entrarmos em uma reunião sem termos noção do tempo de duração. O tempo de uma reunião deve ser preciso e, para isso, precisamos planejar bem a reunião estabelecendo objetivos bem claros. Isso ajuda a direcionar a reunião para as pessoas certas e evita a dispersão durante a reunião. Uma boa prática é encontrada em algumas metodologias de desenvolvimento que pregam o uso de micro reuniões, que em geral são realizadas de pé a fim de evitar que se prolongue além do necessário.
Manter o foco da reunião é o mais importante de tudo. Isso fica a cargo do condutor da reunião. Ele que deve intervir, caso algum participante esteja falando demais. Assuntos que não estão na pauta devem ser anotados para serem analisados em uma próxima reunião. Fica também ao condutor a tarefa de evitar que pessoas entediadas (com a reunião ou outro motivo qualquer) impeçam o sucesso da reunião. Estas pessoas costumam impedir bastante o processo de tomada de decisão, por mais que estejam de acordo com o tema.
Quando as reuniões são boas, elas se tornam um momento onde a criatividade se torna coletiva e engendram conhecimentos e experiências que sozinhos possivelmente não seríamos capazes de conceber.
Se você não tem como mudar isso, pode seguir estas dicas e aprender como driblar o sono em reuniões chatas ou mesmo participar delas sem sequer saber do assunto ( o famoso falar muito e não dizer nada) hehehe.